Jakarta – Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan akan menerapkan aplikasi baru dalam sistem informasinya, antara lain Sistem Informasi Persuratan, Sistem Informasi Kepegawaian, dan Sistem Informasi Kesiapsiagaan. Pemaparan tentang aplikasi tersebut disampaikan dalam rapat yang dipimpin oleh Kepala Basarnas Bagus Puruhito di Ruang Rapat Lantai 1 Gedung Basarnas, Kamis (7/11). Rapat dihadiri oleh pejabat Eselon I – IV serta beberapa staf di Lingkungan Basarnas.
Sistem Aplikasi Persuratan sebagai salah satu aplikasi yang diterapkan memiliki beberapa keunggulan, diantaranya kecepatan proses surat menyurat, disposisi, serta paperless (mengurangi penggunaan kertas). Aplikasi ini juga dapat menunjukan informasi jumlah surat yang masuk ke Basarnas maupun keluar, per bulan bahkan per tahun. Pengagendaan surat menjadi lebih tertib dan melalui proses verifikasi di Bagian Persuratan dan Kearsipan.
Beberapa pihak memiliki hak akses dalam Sistem Informasi Persuratan yaitu admin, arsiparis, operator, dan struktural. Admin mengelola semua data master yang dibutuhkan persuratan seperti data referensi, antara lain jenis surat, kecepatan surat, jabatan, eselon, dan mengatur hak akses user Sistem Informasi Persuratan. Arsiparis dapat membuat nomor surat, konsep surat keluar dan sebagai verfikator konsep surat. Operator dapat mengaggendakan surat, membuat surat keluar, serta dapat menjadi verifikator konsep surat, sedangkan Struktural (Kepala Basarnas, Pejabat Eselon 1 dan 2) memiliki beberapa hak akses menu dalam mengelola persuratan seperti mendisposisikan surat atau membuat konsep surat.
Penerapan aplikasi sistem informasi tersebut diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat kinerja Basarnas. Kabasarnas dan para pejabat langsung mencoba aplikasi tersebut di telepon seluler masing-masing. Namun demikian masih ada beberapa masukan yang perlu ditambahkan dalam aplikasi tersebut dan ke depan aplikasi tersebut akan disempurnakan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja. (tik)
